Kompetenzbilanz, Zivildienstbescheinigung und Datenlöschung

Kompetenzbilanz

Der Vorgesetzte (die Einrichtung) muss jedem Zivildienstleistenden, der zum ordentlichen Zivildienst zugewiesen wurde, bei Dienstende eine Kompetenzbilanz ausstellen. Und zwar unabhängig davon, ob er den Zivildienst vollständig abgeleistet hat, versetzt oder vorzeitig entlassen wurde.

Die Kompetenzbilanz enthält Angaben zum Rechtsträger und der Einrichtung sowie die genauen Bezeichnungen und das Stundenausmaß von Einschulungen, Aus- und Fortbildungen. Weiters eine Beschreibung der praktischen Verwendung des Zivildienstleistenden, die geeignet ist, eine Anrechnung im Rahmen von etwaigen späteren Ausbildungen zu ermöglichen. Wenn der Zivildienstleistende das E-Learning Modul Staat und Recht absolviert hat, ist dies in der Kompetenzbilanz ebenfalls zu vermerken. Die Ausstellung der Kompetenzbilanz ist für ordentliche Zivildienstleistende gesetzlich verpflichtend vorgegeben.

Zivildienstbescheinigung

Die Zivildienstbescheinigung wird von der Zivildienstserviceagentur ausgestellt und an die Einrichtung gesendet. Händigen Sie dem Zivildienstleistenden die Bescheinigung bei Dienstende aus – beziehungsweise an seinem letzten Arbeitstag, wenn er danach Urlaub hat. Weisen Sie ihn bitte darauf hin, dass er die Bescheinigung unbedingt aufbewahren soll, weil er diese später zur Vorlage bei Behörden oder zukünftigen Arbeitgebern benötigen wird. Wenn notwendig, sollte er ausschließlich Kopien der Bescheinigung weitergeben.

Achtung: Falls kurz vor Dienstende ein Nichteinrechnungsverfahren im Laufen ist, teilen Sie die Zivildienstbescheinigung nicht aus! Kontaktieren Sie stattdessen die Zivildienstserviceagentur, insbesondere dann, wenn noch Rückzahlungen offen sind. Es kann sein, dass die Bescheinigung in diesem Fall aktualisiert werden muss.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte die Zivildienstserviceagentur unter +43 1 585 47 09 63 5800

Verpflichtung zur Datenlöschung

Einrichtungen und deren Rechtsträger müssen personenbezogene Daten der Zivildienstpflichtigen nach 7 Jahren löschen, sofern in Gesetzen oder Verordnungen keine abweichenden Fristen vorgesehen sind. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem der Zivildienstleistende eingesetzt wurde.

Die Datenlöschung umfasst auch die Kompetenzbilanz, die mit Ablauf der Frist von der Einrichtung/dem Rechtsträger zu löschen ist.

Bei einem Widerruf der Einrichtung müssen Rechtsträger, Einrichtungen, Landeshauptleute und Bezirksverwaltungsbehörden personenbezogen Daten der Zivildienstpflichtigen 2 Jahre nach dem rechtskräftigen Abschluss eines Verfahrens über den Widerruf der Anerkennung einer Einrichtung löschen.